Назва посади: Адміністратор Офісу Програми
Організація – партнер: ГО «Жінки і діти України – наше майбутнє»
Назва програми: Програма ЮНІСЕФ «Просування інклюзивних послуг у сфері водопостачання, санітарії, гігієни (WASH) та екологічної сталості»
Місце роботи: Україна (Київ)
Термін надання послуг: Червень 2026 – Травень 2027
Опис програми
Доступ до безпечної води, належної санітарії та гігієни (WASH) є основоположним правом кожної дитини та необхідною умовою для збереження здоров’я, гідності та загального добробуту. В умовах триваючої війни в Україні потреби у сфері WASH суттєво зросли. Значні пошкодження інфраструктури, перебої у наданні базових послуг та вимушене переміщення населення створили критичну ситуацію для мільйонів людей, зокрема дітей, жінок.
Програма ЮНІСЕФ спрямована на відновлення інфраструктури, покращення гігієнічних умов, забезпечення безперебійного водопостачання та швидке реагування на надзвичайні ситуації. Важливим компонентом є також просування безпечних екологічних практик і підтримка молодіжних кліматичних ініціатив для довгострокового відновлення громад. Географія реалізації охоплює п’ять областей: Житомирську, Київську, Чернігівську, Сумську та Харківську.
Обов’язки та основні функції
- Забезпечення моніторингу та контролю системи документообігу в середовищі Google Workspace, включаючи регулярний (щотижневий) аналіз структури папок і налаштувань спільного доступу.
- Проведення оптимізації структурних розділів, спільних дисків Програми відповідно до програмного документу з метою підвищення зручності користування, прозорості та ефективності управління документацією. Повне адміністрування середовища Google Workspace, включаючи управління доступами, налаштуванням прав користувачів та підтримку безперебійної роботи системи.
- Участь у підготовці звітів за результатами діяльності Програми, зокрема змістовних звітів відповідно до вимог ЮНІСЕФ.
- Організація та технічний супровід онлайн-зустрічей, а також надання користувацької підтримки членам команди Програми з питань використання цифрових інструментів.
- Забезпечення технічної та інформаційної безпеки, захисту даних та дотримання внутрішніх політик щодо обробки і зберігання інформації.
- Забезпечення координації та актуалізації процесу збору щомісячних актів виконаних робіт, включаючи їх перевірку на повноту та відповідність встановленим вимогам.
- Організація підписання, сканування та належного архівування. Забезпечення своєчасного направлення підписаних документів залученим експертам Програми та підтримка впорядкованого документообігу у відповідності до внутрішніх процедур.
- Забезпечення моніторингу та контролю процесів управління інформацією (файлування, зберігання, обміну електронною кореспонденцією, архівування тощо), пов’язаних із діяльністю команди Програми, включаючи регулярний моніторинг та адміністрування основної електронної пошти Програми з метою забезпечення своєчасного опрацювання кореспонденції, належного розподілу інформації та дотримання внутрішніх процедур.
- Забезпечення організації офісної діяльності Програми, включаючи координацію адміністративних процесів, пов’язаних з забезпеченням технічного обслуговування офісного приміщення та клінінгових послуг, належного утримання офісного приміщення, організація планових технічних оглядів обладнання, а також опрацювання та супровід технічних запитів від членів команди.
- Забезпечення оперативної підтримки фахівців під час впровадження Програми, включаючи координацію поточних робочих процесів, сприяння вирішенню організаційних питань та забезпечення своєчасного виконання запланованих заходів.
- Виконання термінових та пріоритетних завдань за дорученням керівництва Програми, зокрема в умовах обмежених строків, із забезпеченням належної якості та дотриманням встановлених вимог і процедур.
- Участь у підготовці презентаційних, аналітичних та інформаційних матеріалів, що відображають діяльність Програми, включаючи узагальнення даних, структурування інформації та адаптацію матеріалів відповідно до вимог цільової аудиторії (донори, партнери, керівництво).
- Забезпечення розробки та оформлення візуальних матеріалів у програмі Canva (звіти, форми, програми заходів, презентації тощо) з дотриманням фірмового стилю організації та вимог до брендування.
КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:
- Ступінь Магістра або еквівалент у галузі менеджменту, адміністрування та права.
- Відмінні навички письмового та усного спілкування, вживання дипломатичної та тактовної лексики навіть у стресових і термінових ситуаціях.
- Вільне володіння українською мовою.
- Вільне володіння англійською мовою.
- Досвід адміністративної роботи не менше 2-ох років.
- Досвід роботи в проектах міжнародної технічної допомоги.
- Відмінна особиста організованість та організаторські здібності для визначення пріоритетів та планування завдань.
- Відмінні навички організації зустрічей.
- Позитивний командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування та налагодження стосунків.
- Здатність проявляти ініціативу, діяти незалежно та орієнтуватися в неоднозначних ситуаціях.
- Впевнений користувач MS Office, Google WorkSpace.
Термін та умови подачі
Для участі у конкурсі, прохання надіслати резюме не пізніше 18:00 13 червня 2026 року на електронну пошту: women.and.children.ua@gmail.com або за адресою офісу ГО «Жінки і діти України – наше майбутнє»: 08112, Київська обл., Бучанський район, с. Дмитрівка, вул. Соборна, 35.
