Тендер щодо надання послуг з організації та проведення Національної молодіжної конференції з питань зміни клімату (пакет конференц-сервісу все включено)

Вступ

Громадська організація «Жінки і діти України – наше майбутнє» є партнером Програми ЮНІСЕФ «Просування інклюзивних послуг у сфері водопостачання, санітарії, гігієни (WASH) та екологічної сталості». Одним із напрямів Програми у сфері екологічної сталості та лідерства молоді є організація та проведення Національної молодіжної конференції з питань зміни клімату в Україні. Конференція стане простором для підвищення спроможності молоді, обговорення національних і локальних кліматичних викликів, визначення молодіжних пріоритетів, розроблення практичних рішень і формування рекомендацій для національного та міжнародного кліматичного діалогу.

Метою надання послуг є організація та проведення Національної молодіжної конференції з питань зміни клімату (пакет конференц-сервісу все включено), спрямованої на залучення молоді до кліматичного діалогу, обговорення актуальних кліматичних викликів, обмін досвідом та напрацювання практичних рішень і рекомендацій.

Можливі місця проведення конференції: мм.Київ, Трускавець, Івано-Франківськ, Буковель, Чернівці та інші, включаючи виконання безпекових вимог, в тому числі наявність укриття мінімум на 100 осіб та можливість проведення заходу в укритті. 

Детальна інформація зазначена в Технічному завданні за посиланням: https://docs.google.com/document/d/1c5lq_PxOEOOObBUdgwGnM3pRsHj96HRJ/edit?usp=drive_link&ouid=101830012116445825062&rtpof=true&sd=true.

Термін надання послуг

Орієнтовний термін надання послуг з організації та проведення Національної молодіжної конференції – у період з 15 вересня по 5 листопада 2026 року. Виконавець має бути готовий розпочати надання послуг з організації заходу з моменту підписання договору.

Бюджет

Бюджет на надання послуг з організації та проведення Національної молодіжної конференції з питань зміни клімату в Україні визначається в межах бюджету Програми, передбаченого на реалізацію відповідних заходів, та залежить від обсягу запропонованих послуг і організаційних витрат.

Кваліфікаційні вимоги до Виконавця

Участь у тендері можуть брати лише учасники, які в повному обсязі відповідають нижченаведеним кваліфікаційним вимогам та можуть документально підтвердити свою спроможність якісно, ефективно та своєчасно надати послуги відповідно до умов технічного завдання.

• Правовий статус та відповідність законодавству. Виконавець має бути юридичною особою або фізичною особою-підприємцем, належним чином зареєстрованим відповідно до чинного законодавства України. Виконавець повинен мати відповідні КВЕДи, що відповідають виду діяльності, передбаченому технічним завданням. Для громадських організацій – наявність чинної реєстрації та відповідність статутній діяльності, яка підтверджує правоздатність надавати заявлені послуги.
• Досвід реалізації освітніх програм та професійних заходів. Виконавець повинен мати щонайменше 10 років підтвердженого досвіду організації та проведення інформаційно-консультативних, як локальних, так і національних та міжнародних освітніх та просвітницьких заходів, спрямованих на розвиток та підвищення спроможності представників громад, молоді та надавачів освітніх послуг. До пропозиції необхідно додати портфоліо з прикладами реалізованих проєктів та заходів (із зазначенням мети, географії, цільової аудиторії, результатів та партнерів). Наявність рекомендаційних листів від організацій та програм, у тому числі від міжнародних організацій, буде вважатися додатковою перевагою.
• Організаційна та логістична спроможність. Виконавець повинен мати підтверджений досвід організації щонайменше 3 публічних заходів, в тому числі національного характеру, із комплексним логістичним забезпеченням, що включає оренду конференц-залів, організацію харчування, проживання та транспортування учасників і експертів, виготовлення друкованої продукції, підготовку та розповсюдження навчальних і роздаткових матеріалів. У пропозиції необхідно навести приклади реалізованих заходів із зазначенням масштабу, локацій, тематики та кількості учасників.

Вимоги до Виконавця:

1. Дотримання принципів безпеки та етики, політики захисту дітей. Виконавець зобов’язаний діяти відповідно до Основних зобов’язань ЮНІСЕФ щодо дітей (UNICEF Core Commitments for Children, CCC) та з дотриманням таких принципів під час організації та проведення тренінгів.
2. Політика захисту дітей. Письмово підтвердити готовність дотримуватися політики UNICEF.
3. Принцип «Do No Harm». Провести аналіз ризиків щодо можливих негативних наслідків діяльності для учасників в пілотних областях. Розробити короткий план зниження ризиків (mitigation plan) та подати його Замовнику в складі Тендерної пропозиції.
4. Гендерна інклюзія та недискримінація. Забезпечити рівні умови участі для дівчат, хлопців, дітей з інвалідністю та інших вразливих груп. Використовувати інклюзивні матеріали без гендерних стереотипів. Під час планування заходів враховувати потреби різних груп дітей.
5. Безпечне та доступне середовище. Усі приміщення, де проводяться заходи, повинні бути безпечними, доступними та відповідати нормам охорони праці, гігієни та пожежної безпеки. Забезпечити доступність матеріалів і простору для дітей з інвалідністю.
6. Документування на етапі подання Тендерної пропозиції

Підрядник подає Замовнику:

• письмове підтвердження дотримання політики UNICEF;
• плану зниження ризиків (mitigation plan).

Форма подання

Вся інформація щодо відповідності кваліфікаційним вимогам повинна бути оформлена у вигляді офіційного листа, що містить опис відповідності учасника кожному з визначених критеріїв, а також перелік документів, які подаються у складі тендерної пропозиції відповідно до розділу «Кваліфікаційні вимоги».

До листа мають бути додані відповідні документи (копії свідоцтв/реєстраційних документів, довідки, посилання на проєкти, приклади продуктів тощо).

Цінова пропозиція

Усі видатки, які стосуються проживання, харчування, роздаткових матеріалів на Національній молодіжній конференції з питань зміни клімату в Україні, податки та збори, мають бути включені до цінової пропозиції із розрахунку на 1 захід для 100 учасників.

Усі ціни в ціновій пропозиції мають бути вказані без урахування ПДВ. У рамках реалізації Програми ЮНІСЕФ витрати на податок на додану вартість (ПДВ) не підлягають відшкодуванню. Виконавець не має права включати ПДВ до вартості запропонованих послуг.

Форма цінової пропозиції за посиланням: https://docs.google.com/document/d/1JaGb_P4UxMlcutwtP92feP-JaCDM1eb5/edit?usp=drive_link&ouid=101830012116445825062&rtpof=true&sd=true. 

Розраховуючи витрати на виконання завдань, Виконавець враховує вимоги, передбачені цим технічним завданням.

Термін подачі пропозицій

Пропозиції приймаються до 13 вересня 2026 року до 12.00 включно, електронною поштою на адресу: tender@wcu.org.ua.

Критерії оцінювання та визначення переможців

Пропозиції будуть оцінені на основі відповідності кваліфікаційним вимогам та ціновій пропозиції. До розгляду будуть допущені лише ті пропозиції, які будуть відповідати вищезазначеним кваліфікаційним вимогам. Переможцю буде надіслано лист протягом 3 днів після завершення конкурсу.

ГО «Жінки і діти України – наше майбутнє» залишає за собою право не надавати додаткових пояснень кандидатам, які не здобудуть перемоги у конкурсі.